ベンダー選定の評価表の作り方——顧客管理ツールの乗り換えで、評価項目を20行に絞った一例（ひな形つき）

2026年11月12日

顧客管理ツールを入れ替えることになり、どの会社に頼むかを選ぶ段階に来ました。いわゆる「ベンダー選定」です。提案書が3社分そろいました。金額も、構成も、書いてある順番もばらばらです。読み比べても、どれが自社に合うのか、決め手が見えてきません。

そこで評価表を作ります。ここまでは、どの会社もやります。ただ、できあがった表を見せてもらうと、項目が100を超えていることが珍しくありません。

先に一つだけ。お手元の評価表で、「必須」や「最優先」がいくつあるか、数えてみてください。全体の半分を超えていたら、その表では、おそらく差がつきません。

この記事では、評価項目を20行に絞った評価表の一例を、Excelのひな形つきで紹介します。RFPの書き方とサンプルの続きです。例にするのは、同じ架空の会社です。産業用機器の部品メーカーで、従業員は約80名、営業は15名。Excelと安価なツールから、顧客管理ツールを乗り換えようとしています。

評価表は、提案を受け取る前に作る

評価表は、提案が届く前に作ります。届いてから作ると、気に入った提案に合わせて、基準のほうが動いてしまうからです。

作るといっても、新しく考えることは多くありません。RFPに書いた必須条件、任意条件、評価の観点が、そのまま評価表の骨組みになります。

だから、RFPが絞れていれば、評価表も短くなります。逆に、評価表がどうしても長くなるときは、RFPの段階で絞りきれていなかった、ということが多いです。

項目が多すぎる評価表で、起きること

ある会社の評価表は、項目が100を超えていました。そのおよそ3分の2が「最優先」です。丁寧に作られた、よくできた表でした。それでも、この形だと3つのことが起きます。

1. 差がつかない。 ほとんどが最優先なら、優先度は何も区別していません。どの会社も似た点数になります。

2. 致命的な1件が、合計点に埋もれる。 「これだけは絶対に要る」という1件が「できない」でも、100件を超える表の合計点は、1%ほどしか動きません。合計で比べていると、見落とします。

3. 書く人も、読む人も疲れる。 ベンダーさんは全部の行に答えを書き、社内は全部の行を読みます。そして、ごちゃごちゃ書くほど、大事なところが見えなくなります。

項目を減らすのは、手を抜くためではありません。見えるようにするためです。

「これも必須です」の正体

なぜ必須が増えるのか。話を聞いていくと、理由はたいてい一つです。「今やっているから」。

基幹システムを入れ替える、ある会社の話です。目的は、現場の状況を見えるようにすることでした。ところが要件の一覧には、細かい仕様がそのまま必須として並んでいました。

必須に書かれていたこと	本当に必要なこと	評価表での置き場所
管理コードが○桁であること	これまでのデータと整合が取れること	足切りは「整合が取れるか」だけ。桁数は、運用の見直しで対応する
○○がポップアップで表示されること	画面を行ったり来たりせずに作業できること	必須から外す。「見やすさ」として、デモで確かめる

桁数は、ある時点から形式が変わっても、運用を見直せば済みます。ポップアップも、大事なのはポップアップすることではありません。どちらも「やり方」であって、「できるようになりたいこと」ではないのです。

迷ったときは、こう問います。

それは、今やっているから必要なのですか。それとも、それがないと、今回の目的が果たせないのですか。

何でも必須にすると、ベンダーさんは身動きが取れなくなります。書かれたとおりに作って応えるしかなく、金額は上がり、できあがるのは今とよく似た仕組みです。

ただ、絞るのは簡単ではありません。絞るとは、誰かの「欲しい」を落とすことだからです。全部を必須にしておけば、誰も傷つきません。だから表は長くなります。

あれもこれも欲しくなる中で、何を絞れるか。選定がうまくいくかどうかは、ほとんどここで決まると、私は考えています。

20行の評価表——4つに分ける

サンプルの評価表は、全部で20行です。1枚で見渡せます。項目を4つに分け、それぞれ書き方を変えます。

分け方	行数	書き方
① 足切り	5	○か×か。1つでも×なら、候補から外す
② 任意	7	4つの区分で答えてもらい、点数にする
③ 横並び	4	数字と事実をそのまま並べる。点数にしない
④ 点数にしない	4	会議で話して、言葉で書く

① 足切り（5行）

RFPの必須条件3つに、費用と時期の前提を2つ足しました。点数はつけません。満たすか、満たさないかだけです。

1. 営業会議で見ている項目を出力でき、案件ごとの段階と、最後に動きがあった日が分かる
2. クラウドで使える
3. スマートフォンから訪問記録の入力と顧客情報の参照ができる
4. 初年度の総額が想定の範囲に収まる（超える場合は理由が示されている）
5. 希望の時期に使い始められる

金額で足切りするときの注意

RFPに予算を書いておけば、大きく外れた提案はあまり来ません。書いていない場合は、明らかに予算を超えている会社や、何社か並べたときに1社だけ何倍も高い会社を外す、ということをよくやります。

ただ、ここには落とし穴があります。ベンダーさんも、RFPの文章を読んだだけでは分からないことがあります。要件定義をしてみて、初めて分かることがあるからです。そこを安全側に見積もる会社と、楽観的に見積もる会社とで、金額には必ず差が出ます。

だから、高い・安いだけで外す前に、「何を見込んでこの金額なのか」を聞きます。聞いてみないと分からないことが、けっこうあります。

② 任意（7行）

RFPの任意条件がそのまま入ります。答えは4つの区分から選んでもらいます。

区分	点
標準でできる	3
設定でできる	2
開発が要る	1
できない	0

1. 案件ごとの見積金額と受注見込みを入れて、月ごとの見込みを集計できる
2. 名刺を撮影して顧客を登録できる
3. メールのやりとりが顧客の記録に自動で紐づく
4. 営業会議用の集計を、開発なしで設定だけで作れる
5. ツールの中で見積もりを作成できる
6. 同じ会社の重複登録を検出できる
7. 日本語でのサポート窓口がある

優先度の係数（最優先は3倍、のような重み）はつけていません。足切りと任意に分けた時点で、重みの役目は済んでいるからです。

「開発が要る」「できない」と答えた行には、費用と代わりの案を書いてもらいます。点数より、ここを読むほうが判断の材料になります。

③ 横並び（4行）

1. 初年度の費用（初期費用＋1年分の利用料）
2. 5年間の総額（利用料・保守・想定される追加費用）
3. 導入の体制
4. 近い規模・近い業種での実績

金額や人数は、無理に点数に直しません。数字のまま並べたほうが、違いがそのまま見えます。

④ 点数にしない（4行）

1. 困っていることへの理解と、提案の具体性
2. 営業が無理なく使い続けられるか（見やすさ、入力の手軽さ）
3. 導入後の支援
4. できないことへの答え方、リスクの説明

先ほどの「見やすさ」は、ここに入ります。少しあいまいな項目ですが、それでかまいません。デモを見た営業本人の感想を、そのままの言葉で書きます。

確認ポイントの列を作る

ひな形には、項目ごとに「確認ポイント」の列があります。デモや質疑で、何を見せてもらうかを先に書いておく欄です。

たとえば「営業会議用の集計を、開発なしで設定だけで作れる」なら、「その場で集計を1つ作ってもらう。社内の人でも作れそうかを見る」。ここまで書いておくと、3社に同じものを見せてもらえます。

点数が高い会社に決める、という話ではない

②の合計は21点満点です。3社を並べると、差は数点になることが多いでしょう。その数点で決めるわけではありません。

ベンダーさんには癖があります。

• 開発の色が強い会社：業務を細かく拾ってくれます。そのかわり、「前とあまり変わらない」ところに着地しがちです。
• 営業の色が強い会社：将来の姿を語るのがうまく、役員へのプレゼンは好評です。そのかわり、現場の仕事が細かく見えていないことがあります。

同じ「設定でできる」という答えでも、会社によって意味が違います。だから、同じ質問を全社に出し、デモでは確認ポイントを同じ順に見せてもらいます。答えの基準をそろえるためです。

そのうえで、足切りを通った会社について、③と④を並べて話します。点数は、話すための材料の一つです。

採点はチームで。そして、並べてから話す

採点するのは、現場で実際に使う人が数名。情報システムやDXを担当する部門の人。そして管理職。この顔ぶれで、選び始める前にプロジェクトチームを作っておきます。メンバーには、デモや検討の場に、最低でも2、3回は出てもらいます。

そして、点数を出して終わりにしません。数字を並べたうえで、話し合う時間を必ず取ります。

ツール選びは、絶対の正解を探すゲームではありません。入れてから何年も、問題が一つも起きないツールはありません。運用のどこかで、必ず何かが起きます。そのとき「どうしてこのツールにしたの？」という声が、必ず出ます。

そこで効いてくるのが、選ぶ前にどれだけ話し尽くしたかです。誰かが点数を取りまとめ、自動で集計して、「効率よく決まったね」で終わる。それでは、会社として「これでいくぞ」という腹が決まっていません。

点数は、みんなが腹落ちするための手段の一つです。だから、評価表は軽くしても、話し合いは省きません。

何を諦めて、何を取ったのか。関わった人が、それを自分の言葉で言えること。評価表は、そのための道具です。

役員プレゼンで、ひっくり返されないために

評価表で丁寧に比べてきたのに、最後の役員プレゼンで、それまでの検討がひっくり返る。これは、とてもよく起きます。

防ぐために、私が必ずやることがあります。検討の最初から、役員を巻き込みます。予算を取るときだけでなく、定例会で途中経過を共有します。1分でかまいません。「こう進めたいのですが、どう思いますか」と聞きます。

そして、もらった意見には必ず結果を返します。「ご意見をいただいたので、こうしました」。小さくても、これを積み上げます。

評価表が1枚なら、この共有ができます。足切りの5つを決めたところで、まず見せる。100行の表は、役員には読んでもらえません。

ひな形（Excel）

この記事の評価表を、Excelのひな形にしました。

ベンダー選定の評価表のひな形（顧客管理ツール乗り換えの一例・Excel）をダウンロード

項目は架空の会社のもので、あくまで一例です。御社の目的に合わせて書き換えてお使いください。A社の列には記入例が入っています。

ポイント

• 評価表は、提案を受け取る前に作る。 RFPの必須・任意がそのまま骨組みになります
• 「必須」「最優先」の数を数える。 半分を超えていたら、まだ絞れていません
• 迷ったら「今やっているからか、目的に必要だからか」を問う。
• 足切り・任意・横並び・点数にしないもの、の4つに分ける。 全部で20行ほどです
• 点数は決め手ではなく、話すための材料。 評価表は軽くしても、話し合いは省きません

評価表のもとになるRFPの書き方は、RFPの書き方とサンプルに書きました。あとから「誰が決めたんだ」が起きる理由は、悪くないツールが「失敗」と呼ばれる理由に書いています。評価表を作る前の段階から、提案の読み解き、選定の会議の進め方まで、発注する側の立場でお手伝いしています。くわしくはベンダーから提案が来たが、比較の仕方が分からないをご覧ください。

ツールの相談から始まって、気づけば「自分たちは何屋なのか」を言い直している。そういう仕事を、私はしています。
中山 幸子