Zoho CRMは使いにくい？ 相談を受けてきた立場から見た、本当の理由と最初の一歩

2026年11月10日

「Zohoは使いにくい」。社内でそう言われて、あるいはご自身がそう感じて、検索された方が多いと思います。

先に、私が見てきたことを書きます。ご相談を受けて画面を見せてもらうと、「使いにくい」の中身は、たいてい「機能をまだ知らない」でした。ツールが会社に合っていなかった、というケースは多くありません。

はじめに、私の立場について

私は、特定のツールをおすすめすることはしていません。どのツールの味方でもなく、相談に来た会社の側に立ちます。

それでもZohoのことを書くのは、ご相談をとてもよくいただくからです。Zohoは小規模な事業者さんや中小企業と相性がよく、使っている会社がたくさんあります。そして私自身、以前Zohoのパートナー会社にいました。

だから、書きます。

「使いにくい」の正体は、たいてい「まだ知らない」

相談に来られる方は、すでにある程度使っています。入力もしている。「使う」という段階は、もう越えています。

ただ、最初に見えている機能だけで仕事を回しています。

「こういうことがやりたいんですけど、できないんですよね」。そう言われて画面を見せてもらうと、それができる機能が、すぐ隣にある。これが圧倒的に多い形です。

レポートがある。ビューがある。ワークフローがある。細かい設定もできる。けれど、開いたことがない。上位のプランを契約しているのに、その機能をほとんど見ていない会社も、とても多いです。

知らないまま工夫するので、すごく回りくどい使い方になっていることもあります。

いちばんよく見るのは、Excelへの書き出しです。「Zohoではこの集計ができないから」と、毎回データをExcelに出して、手で表を作り直している。実際には、レポートの機能でそのまま出せることが多いです。

もうひとつは、タブを増やしている会社です。「いまの形では管理できないから」と、わざわざ新しいデータの入れ物を作って、タブを増やしている。話を聞いてみると、増やさなくても、もとからある機能で足りる。そういうことがよくあります。

ですから私は、「使いにくい」より「まだ使えていない」と言ったほうが近いと思っています。ツールの問題というより、知る機会がなかった、という話です。

それでも、Zohoがとっつきにくいのは本当です

とはいえ、「全部あなたが知らないだけです」と言うつもりはありません。私が使っていても、確かにそうだなと思うところはあります。

• 画面が英語をもとに作られているので、日本語で使うとスカスカに見えます。デザインはおしゃれです。ただ、毎日の仕事におしゃれさはあまり求めていません。
• ひとつのことをするのに、ボタンを押す回数が多いと感じる場面があります。
• Zohoには、メール配信のためのZoho Campaignsというツールもあります。こちらは操作性がいまひとつだと、正直思います。

ただ、毎日使っている人は、この使いづらさに気づかなくなります。慣れるからです。

つまりこれは「使いにくい」というより、「とっつきにくい」という話です。入れたばかりの時期の声なのか、使い込んだうえでの声なのか。そこを分けて聞くと、打つ手が変わります。

逆に、全部使おうとしている会社もあります

反対の形もあります。ITが大好きな方がいて、機能を片っ端から調べ、全部を使おうとしている会社です。

それはそれで、少し違うと思っています。機能は、仕事が楽になるためにあるものです。機能を使うことが目的になると、現場はかえって重くなります。

知らなさすぎるのも、使いすぎるのも、うまくいきません。バランスです。そしてそのバランスは、「自分たちは何がしたいのか」が決まっていないと取れません。

最初にやることは、「どんな機能があるか」を知ること

「使いにくい」と相談される方は、なんとかしようと思っている方です。ですから最初の一歩は、設定をいじることではなく、知ることです。

Zohoには、MeetUp（ユーザー会）など、いろいろなイベントがあります。参加して、使い方を少し勉強してみる。「こんな機能があったんだ」と知っていくのは、おすすめです。ほかの会社がどう使っているかも聞けます。

まずは次の4つを、一度開いてみてください。

機能	できること	こんな「できない」があるなら
ビュー	一覧を条件で絞り、その絞り方を保存する	自分の担当先だけ見たい。しばらく動きのない案件だけ見たい
レポート	入れたデータを集計して、表やグラフにする	毎月Excelに出して、集計し直している
ワークフロー	条件に合ったとき、通知や更新を自動で動かす	連絡を忘れる。段階が変わったら上司に知らせたい
項目や画面の設定	使わない項目を隠す。並び順を変える	入力欄が多すぎる。よく使う項目が下のほうにある

いまは、やりたいことをそのままAIに聞くと、どの機能を使えばいいかを教えてくれます。「担当ごとの案件数を毎週見たい」と聞けば、レポートの作り方が返ってきます。設定した人がもう社内にいない会社でも、ここから始められます。

乗り換えを考えてよいのは、どんなときか

「使いにくいから、別のツールに変えたほうがいいですか」と聞かれることがあります。

Zohoについて、結果として乗り換えをおすすめしたことは、あまりありません。

何度かあったのは、業界の特性が強い業務を、カスタマイズをごりごり重ねて回そうとしていたケースです。「それなら最初から、その業界向けに作られたツールのほうがいいですね」という話になりました。

目安はこうです。いまある機能を知ったうえで、それでも大がかりな作り込みが要るかどうか。

知らないまま乗り換えると、次のツールでも同じことが起きます。見えている機能だけで回して、また「使いにくい」と言うことになる。それは、もったいないと思います。

ほかのツールと比べたい場合は、CRMツールを比べたいもあわせてご覧ください。

まとめ

• 「Zohoが使いにくい」の中身は、たいてい「機能をまだ知らない」です。
• 画面がとっつきにくいのは本当です。ただ、そこは慣れます。
• 最初の一歩は、イベントやAIを使って、どんな機能があるかを知ることです。
• 乗り換えを考えるのは、知ったうえで、それでも大がかりな作り込みが要るときです。

「使いにくい」という声が上がるのは、なんとかしたい人が社内にいる、ということです。そこから始められます。

自分たちの使い方が合っているのか、ほかの会社はどうしているのか。一度、外の目で見てほしいときは、Zoho CRMを使いこなせていないをご覧ください。

ツールの前に、話をしよう。

ツールの相談から始まって、気づけば「自分たちは何屋なのか」を言い直している。そういう仕事を、私はしています。
中山 幸子