外部の専門家を頼む必要性を、社長に説明したい

よくある状況

現場は、今のシステムが限界だと分かっています。二重入力、手書きの転記、検索しても出てこないデータ、担当者しか触れない独自のExcel。毎日それと付き合っているので、変えたい気持ちははっきりしています。

一方で社長は、こう考えています。

「大手の業者に任せているんだから、問題ないだろう」 「コンサルなんて頼まなくても、業者に聞けばいい」 「そんな費用をかける余裕はない」

どちらも間違ってはいません。ただ、見えている景色が違います。

現場の担当者が社長に説明しようとしても、「なんとなく困っている」の集まりになってしまい、費用をかける理由として伝わらない。このページは、そういう場面のために書いています。

担当者の方へ。このページは、そのまま社長や役員の方に転送していただいてかまいません。以下は、経営者の方に向けて書いています。

経営者の方へ：業者と、第三者は、役割が違います

業者は、自社の製品を売り、自社が担当する範囲を守ることが仕事です。それは悪いことではなく、業者としての誠実さです。

ただ、業者には言えないことがあります。「御社の業務のここは変えたほうがいい」「この機能は要らない」「他社の製品のほうが合っている」。自社の売上に反することは、構造上、言えません。

前回のシステム導入で「言われたとおりに入れたら、使いづらいものができた」という経験をお持ちであれば、原因はそこにあります。業者が悪かったのではなく、発注する側に立って要件を整理する人が、誰もいなかったのです。

第三者の仕事は、御社の側に立って、業者に何を頼むかを整理することです。ツールを売らないので、「要らない」と言えます。

かける費用の考え方

システムの入れ替えには、ソフトウェア費用、導入費用、その後の保守費用がかかります。規模にもよりますが、数百万円から数千万円の投資になることが多いです。

失敗したときの損失は、その金額だけでは済みません。使われないシステムに払い続ける保守費用、現場が旧システムと二重で運用する時間、そして「次はもう変えたくない」という社内の空気。この最後のものがいちばん高くつきます。

要件の整理と選定に第三者を入れる費用は、システム投資全体から見れば小さな割合です。一方で、要件が整理されているかどうかでベンダーへの発注額が数百万円単位で変わることは珍しくありません。整理にかけた費用は、たいてい選定の段階で回収されます。

期間の目安

段階	期間	主にやること
現状把握	1〜2か月	業務ヒアリング、業務フロー図、課題一覧
要件整理・RFP作成	1〜2か月	必要機能の整理、RFP、ベンダー候補の絞り込み
選定	1〜2か月	提案比較、評価、選定会議の運営
導入伴走	6か月〜	移行方針、運用ルール、定着支援

稼働目標の日付が決まっている場合は、そこから逆算して、整理の時間が確保できるうちにご相談ください。

「今のシステムのほうがいい」という声について

入れ替えの話が出ると、必ず「今のままでいい」という声が社内から出ます。長く使ってきた方ほどそう言います。

この声は、抵抗ではなく、情報です。「何を失いたくないと思っているか」が、そこに表れています。私の支援では、この声を無視せず、要件の中に「譲れないもの」として書き込みます。それがあるから、導入したあとに現場が使ってくれます。

私がお手伝いすること

• 社長・役員向けの説明の場への同席（現状と選択肢の整理を、第三者の立場からお話しします）
• 現状把握と課題の見える化（「なんとなく困っている」を、時間・件数・手戻りの数字にします）
• 要件整理・RFP作成、ベンダー選定の支援（基幹システムの入れ替え、ベンダー選定）
• 公的な支援制度のご案内（専門家派遣、補助金など。使えるものは先に使います）

特定のベンダーやツールと販売関係にないので、発注する側の立場で動きます。

近い実績

グループ500名規模の機械設備メーカーで、生産管理システムのリプレイスを支援しました。受注、設計、製造、外注、進捗管理、原価管理の現行業務を整理し、要件整理からRFP作成、ベンダー選定までを担当しています。

会員約1.5万人規模の公益社団法人では、会員管理システム刷新のベンダー比較・評価・選定プロセスを支援しました。

このページを書いているのは 中山幸子（スマートプラス株式会社）です。