基幹システムの入れ替えを検討することになった

よくある状況

サポート終了の案内が届いた。担当していた社員が退職して中身が分からない。増改築を重ねた結果、誰も全体像を把握していない。

そして社内では、こういう会話になります。

「まず何社か声をかけて、提案をもらおう」

ここが分岐点です。

そのまま進めると起きること

現状を整理しないままベンダーに声をかけると、各社がそれぞれ違う前提で提案してきます。ある社は今の業務をそのまま移す前提、ある社は標準機能に合わせる前提。金額も範囲もバラバラで、比較のしようがありません。

そこから「もう少し詳しく」とやり取りを重ねているうちに半年が過ぎ、サポート終了が迫って、結局いちばん話が早い会社に決めてしまう。よくある結末です。

決まったあとも苦労が続きます。要件が曖昧なまま契約しているので、開発中に「それは追加費用です」が繰り返されます。

要件が曖昧なまま進んでしまう理由と、入れ替えたのに現場で使われない、が起きる理由は同じところにあります。なぜ本音から始めると成功するかに書いています。

私がお手伝いすること

ベンダーに声をかける前の整理を、私が担当します。

現場の方にお話をうかがって、いま実際にどう動いているかを書き出します。このとき、いきなり全社の業務を描こうとはしません。トリガーから提出まで、つまり「顧客の問い合わせ」「月末」といった起点から、どこかに何かを出すまでを1単位として、担当者ごとに整理していきます。この単位で切ると、部門をまたぐ抜け漏れが見えてきます。

そのうえで、次期システムに何を求めるかを整理し、RFPにまとめます。各社が同じ前提で提案できる状態にしてから、声をかけます。

実際にお作りする業務フロー図は、こういう形のものです。

図はサンプルです。実在の会社のものではありません。

RFPの書き方について

機能要件を細かく書き込みすぎない方がいい、と考えています。

現状とやりたいことを伝えて、実現方法はベンダーの提案に委ねる。細かく指定するほど標準機能から離れたカスタマイズが増えて、費用も納期も膨らみます。パッケージの標準に業務を寄せる前提（Fit to Standard）で組む方が、結果的に早く安く落ち着きます。

期間と進め方の目安

段階	期間	主にやること
現状把握	1〜2か月	業務ヒアリング、業務フロー図、課題一覧
要件整理・RFP作成	1〜2か月	必要機能の整理、RFP、ベンダー候補の絞り込み
選定	1〜2か月	提案比較、評価、選定会議の運営
導入伴走	6か月〜	移行方針、運用ルール、定着支援

サポート終了まで1年を切っている場合は、早めにご相談ください。整理の時間が確保できるかどうかで、結果がかなり変わります。

近い実績

グループ500名規模の機械設備メーカーで、生産管理システムのリプレイスを支援しました。受注、設計、製造、外注、進捗管理、原価管理の現行業務を整理し、要件整理からRFP作成、ベンダー選定までを担当しています。

このページを書いているのは 中山幸子（スマートプラス株式会社）です。