システム業者が多すぎて、誰が何をしているか分からない

よくある状況

サーバーはA社、基幹システムはB社、ネットワークはC社、会計ソフトはD社、複合機とプリンタはE社。そのほかに、昔からの付き合いで何かをやってくれている会社がもう1〜2社。

ひとつひとつは、そのときどきの必要に応じて入ってきた会社です。誰かが悪いわけではありません。ただ、気づけば全体を把握している人が社内に誰もいなくなっています。

何か不具合が起きると、まずどこに電話すればいいかから迷います。A社に聞くと「それはB社の範囲です」と言われ、B社に聞くと「うちのシステムの問題ではない」と返ってくる。

そして、システムを入れ替えようという話になったとき、こういう会話になります。

「今の業者に、まとめて相談すればいいんじゃないか」

ここが分岐点です。

そのまま進めると起きること

今の業者は、今の構成を前提に提案してきます。それは当然のことで、自社が担当している範囲を守る提案になります。他社の担当範囲まで含めて「ここは要らなくなります」とは、なかなか言ってくれません。

その結果、新しいシステムが入ったのに、古い契約はそのまま残る。使っていない保守契約に毎月費用を払い続けている。こういうことが本当によく起きています。

もうひとつ、根の深い問題があります。

業者に任せきりだった期間が長いほど、社内に「自分たちの業務がどう動いているか」を説明できる人がいなくなっています。前回のシステム導入で「ベンダーの言うとおりにしたら、使いづらいものができた」という経験をお持ちの会社は、たいていここに原因があります。要件を出す側に、自社の中身を語る言葉がなかったのです。

業者を整理することと、自分たちの業務を自分たちの言葉で語れるようになることは、同じ作業の表と裏です。

私がお手伝いすること

まず、関わっている業者を一覧にします。

会社名、担当している範囲、契約の種類（保守・リース・ライセンス・スポット）、月々の費用、更新時期、社内の窓口。この一枚を作るだけで、「これは何のために払っているんだっけ」という項目が、たいてい2〜3つ出てきます。

次に、その一覧を「残す・見直す・やめる」に仕分けます。ここで判断するのは御社です。私は、それぞれの業者が担っている役割を技術の言葉から業務の言葉に翻訳して、判断できる状態を作ります。

そのうえで、システムの入れ替えを検討されている場合は、次期システムに何を求めるかの整理（RFPの作り方、基幹システムの入れ替え）へ進みます。業者の整理が先にできていると、ベンダーに「何を残し、何をやめる前提か」を明確に伝えられるので、提案の精度がまるで違います。

特定のベンダーやツールと販売関係にないので、発注する側の立場で動きます。今の業者に「もう要らない」と伝える場面でも、御社の側に立ちます。

業者の整理は、社内の意思をまとめる練習になります

「今度こそベンダー任せにせず、ある程度社内で意思をまとめてから動きたい」。このご相談は本当に多いです。

業者一覧を作る作業は、そのいちばん最初の一歩として、ちょうどいい大きさです。全社の業務フローを描くほど重くはなく、それでいて、経理・営業・現場が「うちはこう動いている」を持ち寄らないと完成しません。

この一枚ができたころには、社内で「システムの話」ができる人が、少し増えています。

このページを書いているのは 中山幸子（スマートプラス株式会社）です。