会員管理システムを刷新することになった

この領域には、独特の難しさがあります

業界団体や公益法人の会員管理は、一般企業の顧客管理とは事情が違います。

会員には種別があり、それぞれ会費も権限も違う。会費は年度単位で動き、退会や休会の扱いも複雑です。そこに研修の申込と受講履歴、機関誌の送付先、委員会の名簿、支部や関連団体との情報のやり取りが乗ってきます。

ひとつのシステムが、実質的に基幹システムになっていることが多い領域です。

しかも、業務のかなりの部分が事務局の方の経験で回っています。長く担当されている方の頭の中にしかルールがない、という状態も珍しくありません。

よくある状況

• 現行システムが古く、改修のたびに費用がかさむ
• 作った会社がすでに対応できなくなっている
• Excelや紙での運用が併存していて、二重管理になっている
• 会員向けのWebサイトと会員データが連携していない
• 担当者しか操作方法が分からない

整理の順番

範囲が広いので、全部を同時に見ようとすると必ず止まります。

まず業務の単位で切ります。入会、会費、研修、名簿、委員会、といった単位です。それぞれについて、いつ何が起きて、誰が何をして、どこに何を出すのかを書き出します。

次に、年間のカレンダーに並べます。会員管理業務は年度で動くものが多いので、時期の重なりが見えると、負荷の山と、システム化の優先順位が分かります。

そのうえで、次期システムに求めることを整理します。すべてを1つのシステムで実現する必要はありません。何をシステムに載せ、何を載せないかを決めることも、この段階の仕事です。

Webサイトとの関係

会員管理システムの刷新は、多くの場合Webサイトのリニューアルと連動します。

会員がログインして何をするのか、非会員には何を見せるのか、入会検討中の人にどう情報を届けるのか。利用者の種類ごとに目的と導線を整理するところから始めると、システム側の要件も自然に定まってきます。

私がお手伝いすること

業務の棚卸しから課題整理、要件のとりまとめ、RFP作成、ベンダー比較・選定、導入時の伴走まで。事務局の方へのヒアリングと、関係者の合意形成の場づくりも、私が担当します。

実績

会員約1.5万人規模の公益社団法人で、会員管理システムの刷新を支援しています。会員管理、研修申込、債権債務管理、Webサイト連携を対象に、現行業務と課題の整理、必要機能の整理、RFP作成、ベンダー比較・評価、選定プロセスの支援を担当しました。

この領域を専門にしている支援者は多くありません。同じ悩みを抱えておられる団体の方は、ぜひ一度お話しさせてください。