RFPを作ることになったが、何を書けばいいか分からない

よくある状況

インターネットでひな形を探すと、項目だけはたくさん出てきます。ただ、そこに何を書けばいいのかが分かりません。

社内に聞いても、部門ごとに言うことが違う。全部を盛り込むと膨大になり、削ると重要なものが抜けそうで怖い。

そのうち「とりあえず今のシステムでできることを全部書く」という方針になりがちです。

それをやると、どうなるか

現行機能をそのまま並べたRFPは、今のやり方を新しいシステムで再現してくださいという依頼になります。

その結果、パッケージの標準機能から外れたカスタマイズが大量に発生します。費用が膨らみ、納期が延び、バージョンアップのたびに追加費用が必要な仕組みができあがります。

しかも、今のやり方が最適とは限りません。長年の経緯で残っているだけの手順が、そのまま新システムに引き継がれます。

RFPに書くべきこと

私たちの考え方はこうです。

書くのは「現状」と「やりたいこと」。実現方法はベンダーに委ねます。

• いま業務がどう流れているか（業務フロー）
• どこで困っているか（課題）
• 何を実現したいか（目的）
• 譲れない条件（法令、既存システムとの連携、セキュリティなど）
• 会社の規模、利用人数、データ量
• 予算感、希望スケジュール
• 提案してほしい形式と、評価の観点

機能の一覧を細かく指定するより、この形の方が、各社が持ち味を出した提案をしてきます。比較する側にとっても、考え方の違いが見えて選びやすくなります。

作るときの順番

RFPは、いきなり書き始めるものではありません。

1. 現場の方にヒアリングして、業務の実態を把握する
2. 業務フローに落として、関係者で認識を合わせる
3. 課題を整理し、何を解決したいかを決める
4. 譲れない条件と、譲れる条件を分ける
5. ここまでを文書にまとめる

手間の8割は、1〜4です。ここができていれば、RFPそのものは自然に書けます。逆にここを飛ばすと、何度書き直しても納得のいくものになりません。

私がお手伝いすること

ヒアリングから業務フローの作成、課題整理、RFPの執筆までを担当します。社内での合意形成が必要な場面では、会議の進行もお引き受けします。

作成後、ベンダーからの質問対応、提案の比較、選定会議の運営まで続けてご一緒することもできますし、RFPだけをお渡しして、そこから先は社内で進めていただくことも可能です。

近い実績

会員約1.5万人規模の公益社団法人で、会員管理システム刷新のRFP作成を担当しました。会員管理、研修申込、債権債務管理、Webサイト連携という広い範囲を対象に、業務の棚卸しから要件整理、RFP作成、ベンダー比較・選定までを支援しています。