システムをつなぐ前に、重複した顧客データを片づけたい

よくある状況

新しい顧客管理システムを入れたい。受発注や会計と、顧客管理をつなげたい。そう決めたあとで、ベンダーから「先にデータを整理してください」と言われる。

開いてみると、「株式会社〇〇」と「〇〇（株）」、本社と支店、担当者が変わって作り直された取引先。同じお客さまが、システムごとに違う名前で並んでいます。

ここが片づかないと、どんなにいいシステムを入れても、データはつながりません。見積もりに「データ移行」や「データ整備」の費用が大きく乗ってくるのも、たいていここが原因です。

こんな状態になっていませんか。

• システムの入れ替えや連携を控えて、移行用のデータを作ろうとしたら重複だらけだった
• エクセルで重複を消そうとしたが、どちらを残せばいいか決められずに止まっている
• 一度まとめたが、別の会社同士を統合してしまったかもしれない
• 重複が残ったリストを使って、同じ相手に何度も連絡してしまった

急いで消すと、戻せなくなります

分かれているものを1つにまとめるのは簡単です。けれど、誤ってまとめたものを元に戻すのは、ほとんど不可能です。

ですから最初にやるのは、消すことではありません。「何をもって同じ会社とみなすか」「迷ったときに誰が決めるか」を先に決めて、書いたものにすることです。ここが決まると、作業は驚くほど進みます。

名寄せの考え方と手順は名寄せとは何か、そしてなぜ終わらないのかに、エクセルでやるときの注意はエクセルで名寄せをする前に、知っておいてほしい2つのことに書きました。

一度に全部を片づけなくていい

取引の多いお客さまから、これから連携で使う項目から、というように、優先順位をつけて進めます。すべてを完璧にしてから次へ進もうとすると、いつまでもシステムの話に入れません。

そもそも顧客データを1つにまとめるべきかどうか、という考え方は顧客データが分散しているにまとめています。

私がお手伝いすること

• 重複が起きている原因の見立て（入力の仕方か、システムの分かれ方か、表記の揺れか）
• 同じ会社とみなす基準と、判断する人の決め方
• エクセルで直せる範囲と、仕組みが必要な範囲の切り分け
• システムの移行や連携の前に、ベンダーへ渡す前提の整理
• 直したあとに、また重複しないための入力ルールづくり

基準を自分たちで決めると、「なぜこちらを残したのか」を自分の言葉で言える人が、社内に残ります。次に重複が出ても、自分たちで判断できます。

どのシステムの味方でもないので、どのシステムをお使いでも、どれを選ぶ前でも大丈夫です。進め方は、データの量と状況をうかがってからご案内します。

近い実績

保険代理店で、社内システムと保険会社側のシステムのあいだで、どの情報を正とし、どう連携するかの方針づくりを支援しました。

このページを書いているのは 中山幸子（スマートプラス株式会社）です。